B51 24 di ujung KA Barang di Solo Balapan, dalam perjalanan menuju Balai Yasa Madiun. Foto : Alm. M. V. A Krishnamurti
Perawatan besar untuk lok uap dilakukan di Balai Yasa (dahulu disebut Bengkel). Pada era 1950an, Balai Yasa yang mengerjakan perawatan lok uap di Jawa adalah Balai Yasa Tegal, Yogyakarta, Madiun, dan Manggarai. Namun, di kemudian hari, perawatan lok uap dipusatkan di Balai Yasa Madiun. Hal ini berlangsung hingga perawatan besar lok uap di Balai Yasa Madiun dihentikan pada 1979 sebagai persiapan untuk pendirian PT INKA.
Untuk mengirim lok uap ke Balai Yasa, kondisi lokomotif diusahakan dalam kondisi menyala. Namun, dalam kondisi tertentu lok dapat dikirim dalam keadaan dingin/mati. Dalam setiap pengiriman lokomotif ke Balai Yasa, baik dalam keadaan menyala maupun dingin, terdapat beberapa dokumen yang harus dibawa. Pertama adalah dokumen T.154, atau Daftar Livret Lokomotif. Kedua, dokumen T.155, atau Surat Pengantar untuk Lokomotif tersebut. Melekat pada dokumen T.155 adalah dokumen T.175, daftar kerusakan-kerusakan yang dialami lokomotif tersebut. Selain itu, dokumen T.157 (Daftar Cuci) dan T.185 (Catatan Pemeliharaan Periodik) juga harus dibawa. Sebelum berangkat, Kepala Depo atau yang mewakili harus memeriksa dengan teliti kondisi lok yang akan dikirim, baru kemudian membuat surat pengantar/T.155. Perlengkapan-perlengkapan lok diperiksa sesuai dengan daftar livret/T.154 dan ditempatkan sesuai dengan tempatnya. Dalam beberapa kondisi, Kepala Bengkel/Balai Yasa dapat meminta T.175 satu minggu sebelum lokomotif dikirim.
Dalam hal pengiriman lokomotif dalam kondisi menyala, lokomotif ditempatkan sebagai lok kedua/traksi ganda dengan KA Reguler, atau berjalan sebagai KLB (Kereta Luar Biasa) Sisa Muatan. Sisa Muatan sendiri merupakan rangkaian gerbong yang tidak terangkut dalam formasi KA Barang atau KA Campuran. Keuntungan mengirimkan lokomotif dalam keadaan panas atau menyala adalah lok dapat digunakan untuk dinasan ke arah Balai Yasa serta pengiriman lok dapat dilaksanakan secara cepat. Apabila lok dikirimkan ke Balai Yasa dengan cara digandengkan sebagai Traksi Ganda, lok harus tetap diawaki oleh masinis dan juru api. Sebagai contoh, lok yang ditraksi ganda dari Bandung dengan tujuan Balai Yasa Madiun akan diawaki oleh masinis dan juru api dari Bandung hingga Banjar, kemudian berganti masinis dan juru api di Banjar dan seterusnya hingga Madiun.
Apabila lok harus dikirimkan dalam keadaan dingin/tidak dinyalakan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, tender dikuras hingga airnya habis. Kemudian ketel harus dikosongkan. Firebox/peti api juga harus dibersihkan, beserta sisa batubara atau bahan bakar. Setelahnya, batang-batang penggerak atau stang kopel beserta batang penghubung lokomotif dilepas, kemudian disimpan, entah itu di tender atau di kabin lokomotif. Selama pengiriman, lok harus dikawal oleh seorang Juru Api. Kelemahan dari pengiriman secara dingin adalah waktu pengiriman yang lebih lama karena menyesuaikan jadwal kereta api. Lok yang dikirim secara dingin juga menambah tonase kereta api sebagai beban. Lok yang dikirim secara dingin diperlakukan sama seperti gerbong, jadi dapat ditaruh pada bagian tengah ataupun belakang rangkaian. Sebagai contoh pada foto utama, dimana lok diletakkan pada bagian belakang kereta api. Lok yang dikirim secara dingin hanya ditempelkan pada rangkaian KA Barang atau KA Campuran.
Disarikan dari Bunga Rampai tentang Organisasi Dalam DKA, Bagian 13, Tjara Mengirimkan Lok Uap, tulisan B. S. Anwir dalam Majalah Berita DKA tahun 1957, koleksi Bima Budi Satria